Kā kārtot, mest un glabāt visus papīra ierakstus

Izmantojot šos organizācijas padomus, kontrolējiet kvītis, juridiskos dokumentus un rēķinus.

Ievietojot atvilktnēs vai sakraujot kaudzēs, pasts un dokumenti var ātri pārpildīt darbvietu un apslāpēt produktivitāti. Kaut arī pārējās mājas var būt vieglāk uzturēt kārtībā, mēs derēsim uz jums, ka rēķinu un kopētu veidlapu organizēšanai jūs nepievēršat tādu pašu uzmanību un domas. Kaut arī var būt kārdinoši nokārtot papīrus, kamēr jums atkal nav vajadzīga katra gabala atsauce, jums nevajadzētu atlikt papīra pāļu šķirošanu vēl uz gadu. Saskaņā ar organizēšanas eksperta teikto, kā to izdarīt vienreiz un uz visiem laikiem.

nagu lakas noņemšana no apģērba

Saistīts: 19 biroja organizēšanas idejas, lai sakārtotu savu vietu

Sāciet pie durvīm.

Pirms sākat ceļot dažādus dokumentus visā mājā, Malaika Lubega - profesionāla organizatore, interjera dekoratore un īpašniece Huza mājas koncepcijas - saka, ka jūs varat izdomāt, vai jums tie ir jāšķiro, jāmet vai jāuzglabā, tiklīdz ejat pa ārdurvīm. 'Vienkāršas & nbsp; izlaišanas zonas izveidošana & apos; palīdz noturēt papīra jucekli, ”viņa saka. 'Savās mājās es izmantoju to, ko es saucu par savu' medus darīšanas kastīti '& apos; lai ierobežotu, uzturētu un samazinātu papīra nekārtību. ' Lubega norāda uz pašas izgatavoto Design File File Crate with Lid (11 USD, target.com ) kā produkts, kuru var izmantot ikviens, jo, ja to nejauši notriec, nav nekādu putru. 'Es norīkoju vienu dienu nedēļā, lai kārtotu šo atkritumu tvertni, nodotu failu, sasmalcinātu un pārstrādātu visu citu, kas nepaliks,' viņa piebilst.

Izveidojiet šķirošanas sistēmu.

Viens veids, kā palīdzēt šķirošanas procesā, ir izveidot reģistrācijas sistēmu. Tam nav jābūt sarežģītam. Faktiski Lubega saka, ka tas faktiski palīdzēs jums izsekot dokumentus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība, salīdzinot ar tiem, kas jums vienkārši jāiesniedz. Viņa iesaka izmantot budžetam draudzīgu kubu organizatoru, piemēram, Threshold četru kubu organizatoru plauktu ( 50 USD, target.com ), kā arī žurnālu kartotēkas, piemēram, Project 62 Metal Magazine Filer ( 13 USD, target.com ) un auduma tvertnes, piemēram, sliekšņa kubu glabāšanas tvertnes ( 10 USD, target.com ), lai viss būtu kārtībā. Turpmāk iezīmējiet katru žurnāla tvertni, pamatojoties uz papīra veidu vai prioritātes līmeni. Lubega katru kārto ar šādām etiķetēm: rēķinus, darāmo un iesniegto. Sākot ar rēķiniem, viņa saka tos visus kārtot atsevišķā failā, lai izsekotu katru, kam jāpievērš uzmanība, piemēram, komunālos maksājumus. Ievietojiet “darīt” dokumentus, kas varētu būt jebkas, sākot no HOA paziņojumiem un refinansēšanas iespējām līdz gaidāmajiem skolas pasākumiem un citiem dokumentiem, par kuriem nav nekavējoties jāziņo, atsevišķā atkritumu tvertnē. Tad pēc tam, kad esat samaksājis rēķinus, samaksājis nodokļus par gadu vai vēlaties atstāt neaizmirstamus projektus no ģimenes locekļa, ievietojiet to visu mapē “iesniegt”.

Uzglabāt ilgākam laikam.

Papildus šķirošanas sistēmai pievienojiet atsevišķas mapes, lai ērti uzglabātu un piekļūtu svarīgākajiem dokumentiem, piemēram, rēķiniem par gāzi, elektrību un ūdeni; papīrs katram no jums kredītkartes un bankas; un ar mājokli saistītas lietas. 'Mapēs pasūtiet ierakstus hronoloģiskā secībā (pēdējie uz priekšu),' atzīmē Lubega. 'Tas var palīdzēt jums izsekot, cik ilgi kaut kas ir bijis mapē, un pēc gada to var vienkārši iztukšot no aizmugures, skenēt un sasmalcināt.'

volframa gredzenu plusi un mīnusi

Viņa saka, ka vienmēr glabājiet juridisko dokumentu papīra kopijas, piemēram, dzimšanas apliecības, pases, īpašuma nosaukumus un sociālās apdrošināšanas kartes. 'Tos var uzglabāt seifā bankā vai mājas seifā,' skaidro Lubega. 'Ja mājās, tie jāglabā ūdensizturīgā un ugunsdrošā seifā, kuru var viegli paķert un paņemt ārkārtas gadījumā, piemēram, viesuļvētra, plūdi vai ugunsgrēks.' Tā kā šo dokumentu nomaiņa var būt pilnīgi un dārga, viņa iesaka ieguldīt lādē, piemēram, Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( 119,98 USD, lowes.com ).

Izmetiet “nevēlamo pastu”.

Ja saņemat nevienu nevēlamu pastu, piemēram, skrejlapas vai reklāmas, Lubega saka, ka tos parasti var nekavējoties pārstrādāt. 'Ja tas ir adresēts pašreizējam iedzīvotājam, & apos; tā var iet! ' viņa saka. 'Tomēr, ja uz tā ir jūsu vārds un adrese, drošības nolūkos to ir vērts sasmalcināt.' Citas preces, ko pārstrādāt? Kuponi ir viens, jo īpaši tāpēc, ka daudzus var atrast tiešsaistē.

kā uzstādīt štancētu betonu

Ej digitāls.

Pēc tam, kad dokumenti ir iesniegti uz noteiktu laiku, jūs varat tos digitalizēt. Apmēram gadu vēlaties turēties pie apmaksātajiem rēķiniem, bankas izrakstiem, hipotēkas dokumentiem, bet medicīniskos dokumentus vai nodokļu informāciju turēt rokā piecus gadus. Kad šis laika logs ir pagājis, Lubega saka skenēt un glabāt to digitālo kopiju. 'Daudziem ikmēneša izrakstiem (piemēram, rēķiniem, bankas izrakstiem utt.) Ir iespējas bez papīra, kas klientiem ļauj piekļūt elektroniski un apmaksāt izrakstus,' saka Lubega. 'Līdzīgi daudzi ārsti & apos; birojos (ieskaitot dažus veterinārārstus) ir pacientu portāli, kas droši glabā arī medicīniskos dokumentus un izziņas. ' Tā kā šāda veida izrakstiem un kvītīm varat piekļūt tiešsaistē, jūs varēsit uzturēt sevi mājās organizētu bez lieka papīra.

Pro padoms? Viņa iesaka reģistrēt paroles grāmatā, piemēram, Pētera Paupera preses personīgās interneta adreses un paroļu žurnālā ( 7,95 ASV dolāri, amazon.com ), jo ir daudz vietas, lai pierakstītu konfidenciālu informāciju, un jūs vienmēr varat turēties pie ierīces, nevis pie ierīces. 'Kaut arī gandrīz visi bezpapīra pakalpojumi ļaus jums norēķināties ar kredītkarti, vēlreiz pārbaudiet, vai ir jāmaksā kāda maksa, maksājot ar kredītu, nevis tieša izņemšana no jūsu norēķinu konta,' viņa iesaka. 'Pēdējais gandrīz vienmēr ir bezmaksas risinājums.'

Komentāri